Når bedrifter snakker om å effektivisere med teknologi, handler samtalen ofte om hva et nytt system skal kunne. Vår erfaring er at gevinsten sjelden ligger der. Den ligger i å fjerne arbeid som ikke burde eksistert i utgangspunktet.
Dobbeltregistrering, venting på godkjenninger, leting etter informasjon, og opplysninger som må flyttes manuelt mellom systemer. Dette er sjelden noen sin jobb å fikse, og det er derfor det får lov til å bli værende i årevis.
Finn ut hvor tiden faktisk går
Før dere bygger noe, bruk en uke på å kartlegge. Ikke med en spørreundersøkelse, men ved å spørre folk direkte hva de bruker tid på som føles unødvendig.
Svarene er som regel konkrete og overraskende like på tvers av organisasjonen. Noen fører de samme tallene i to systemer. Noen venter på at en annen skal godkjenne noe som nesten alltid godkjennes. Noen ringer for å spørre om noe som står skrevet ned et sted ingen finner.
Regn så på det. Hvor mange gjør dette, hvor ofte, og hvor lang tid tar det hver gang? Ti ansatte som bruker tjue minutter daglig på en oppgave, utgjør over åtte hundre timer i året. Det er tallet som avgjør om et prosjekt bærer seg, og det er lettere å skaffe enn folk tror.
De tre mønstrene som gir mest
Dobbeltarbeid er det tydeligste. Data registreres ett sted, sendes videre, og skrives inn på nytt et annet sted. Hvert ledd koster tid og introduserer feil. En løsning som fanger opplysningen én gang og sender den dit den skal, betaler seg raskt.
Ventetid er det nest tydeligste, og den er nesten alltid usynlig i regnskapet. Hvis en montør må vente til dagen etter med å få bekreftet en bestilling fordi noen må være på kontoret, koster det mer enn de minuttene godkjenningen tar.
Og arbeid som må gjøres på feil sted. Folk som er ute hos kunder eller på anlegg, og som må vente til de er tilbake ved en PC for å registrere det de har gjort, husker dårligere og bruker lengre tid. En app som lar dem gjøre det der og da, gjerne uten nett, fjerner et helt ledd.
Erstatt flere verktøy med ett, når det gir mening
Mange bedrifter betaler for tre eller fire systemer som hver dekker en bit, og bruker tid på å flytte informasjon mellom dem. Lisenskostnaden per bruker per system summerer seg, særlig når antallet ansatte vokser.
Her er det verdt å regne ordentlig. Legg sammen de årlige lisenskostnadene for det dere vurderer å erstatte, gang med tre eller fire år, og sammenlign med hva det koster å bygge og drifte noe eget. Noen ganger går regnestykket opp, og noen ganger gjør det ikke det.
Vær ærlig i den vurderingen. Et ferdig system som dekker åtti prosent av behovet, er ofte riktigere enn et eget som dekker hundre. Vi har skrevet mer om når det faktisk lønner seg å bygge selv i skreddersydd apputvikling.
Sjekk om dere allerede eier løsningen
Før dere bygger noe nytt, ta en telefon til leverandøren av fagsystemet dere har.
Mange systemer har funksjonalitet ingen har tatt i bruk, en mobilløsning ingen har satt opp, eller et grensesnitt som lar andre systemer hente data automatisk. Det hender at problemet kan løses med konfigurasjon framfor utvikling, og det er alltid rimeligere.
Hvis systemet derimot ikke kan snakke med noe annet, er det i seg selv verdifull informasjon. Da vet dere at en egen løsning må hente data på en annen måte, og det påvirker både pris og tidsplan.
Start med én arbeidsflyt
Den vanligste måten å bruke for mye penger på er å digitalisere alt samtidig. Det tar lang tid, koster mye, og dere finner ut om det traff først når alt er brukt opp.
Velg i stedet den ene arbeidsflyten som koster mest tid i dag. Bygg den ordentlig, sett den i drift hos en liten gruppe, og mål om det faktisk ble raskere. Fungerer det, har dere både grunnlag for å utvide og et tall å vise til internt. Fungerer det ikke, har dere spart resten av budsjettet.
Dette er også den beste måten å få folk med seg. En løsning som beviselig sparer noen for en irriterende oppgave, sprer seg av seg selv. En som innføres ovenfra med beskjed om at alle nå skal bli mer effektive, gjør ikke det.
Husk at verktøyet ikke fikser prosessen
Hvis rapporteringen er tungvint fordi ingen har bestemt hvem som skal gjøre hva, løser ikke en app det. Da får dere den samme uklarheten, bare digitalisert og dyrere.
Det er verdt å skille mellom problemer som skyldes dårlige verktøy og problemer som skyldes uklare ansvarsforhold. De første kan bygges bort. De andre må avklares først, og da viser det seg iblant at verktøyet ikke trengtes likevel.
Hva det koster
De fleste prosjekter ligger mellom 50 000 og 500 000 kroner. En enkel app for feltarbeid som lagrer data lokalt, ligger i nedre del. En webapplikasjon for interne arbeidsflyter, med roller og integrasjoner, ligger typisk på 150 000 til 300 000, og en løsning med både app og web-panel på 200 000 til 500 000. Regn 10 til 20 prosent av utviklingskostnaden årlig til vedlikehold.
Du kan sette sammen et anslag i priskalkulatoren, og lese mer om når regnestykket går opp i når lønner det seg å lage en app.
Slik kommer dere i gang
Kartlegg hvor tiden går, sett tall på den verste oppgaven, og sjekk om systemene dere har kan løse den. Gjenstår det fortsatt et reelt problem, har dere et godt grunnlag for å snakke med noen om det.
Ta kontakt hvis dere vil ha hjelp til å gå gjennom regnestykket. Vi sier fra hvis vi mener tallene ikke bærer et prosjekt.